Hầu hết tất cả các sản phẩm, dù là vật lý, phần cứng hay phần mềm, đều được hỗ trợ hướng dẫn sử dụng để giúp người dùng cập nhật sản phẩm của họ một cách nhanh chóng. Nhưng vấn đề không nằm ở giá trị của hướng dẫn sử dụng, tất cả chúng ta đều biết việc tạo một hướng dẫn sử dụng là vô cùng quan trọng. Vấn đề nảy sinh khi bạn thực sự ngồi xuống để viết một hướng dẫn sử dụng lần đầu tiên.
Hầu hết tất cả các sản phẩm, dù là vật lý, phần cứng hay phần mềm, đều được hỗ trợ hướng dẫn sử dụng để giúp người dùng cập nhật sản phẩm của họ một cách nhanh chóng.
Nhưng vấn đề không nằm ở giá trị của hướng dẫn sử dụng, tất cả chúng ta đều biết việc tạo một hướng dẫn sử dụng là vô cùng quan trọng. Vấn đề nảy sinh khi bạn thực sự ngồi xuống để viết một hướng dẫn sử dụng lần đầu tiên.
Hướng dẫn sử dụng thành công cung cấp cho người dùng câu trả lời nhanh chóng và chi tiết cho các câu hỏi mà họ có thể có về sản phẩm của bạn.
Dưới đây là một số mẹo viết hướng dẫn sử dụng sẽ giúp bạn viết một hướng dẫn tuyệt vời mà khách hàng của bạn chắc chắn sẽ thấy hữu ích!
1. Xác định rõ mục tiêu của Sổ tay hướng dẫn của bạn
Bước đầu tiên để tạo một sổ tay hướng dẫn hiệu quả là bạn phải có một mục tiêu rõ ràng trong đầu.
Câu trả lời cho các câu hỏi như "Mục đích của việc tạo sổ tay hướng dẫn là gì?" và "Những hoạt động nào nên được đưa vào sổ tay hướng dẫn?" nên được suy nghĩ kỹ trước khi bạn bắt đầu viết.
Đảm bảo rằng bạn biết chính xác những gì hướng dẫn sử dụng của bạn cần bao gồm để tránh quá tải hoặc nhầm lẫn thông tin.
2. Suy nghĩ về những gì bạn muốn đưa vào
Để tạo một sổ tay hướng dẫn sử dụng hiệu quả, bạn cần phải có một ý tưởng tốt về loại nội dung bạn muốn đưa vào đó.
Tổng hợp tất cả thông tin, kiến thức, quy trình, danh sách kiểm tra, v.v. cần được đưa vào.
Đảm bảo rằng bạn tường tận từng điểm và có mọi thứ cần thiết để viết hướng dẫn. Đừng bao giờ, hãy dựa vào trí nhớ của bạn!
Ngay cả khi bỏ qua một bước nhỏ cũng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn giữa người đọc.
Ví dụ, quên nói với người đọc về một công tắc quan trọng trong một thiết bị mới không chỉ có thể gây hiểu nhầm mà còn có thể nguy hiểm.
3. Viết từ góc nhìn người đọc
Khi viết sách hướng dẫn, bạn cần suy nghĩ như một người dùng. Chúng tôi biết rằng bạn biết mọi thứ về sản phẩm của mình , nhưng hãy đoán xem, khách hàng của bạn thì không.
Khi bạn bắt đầu chuẩn bị các hướng dẫn, bạn cần phải thoát ra khỏi đầu của mình và bắt đầu suy nghĩ từ quan điểm của khách hàng, những người đang tương tác với sản phẩm của bạn lần đầu tiên trong đời.
Giả sử rằng độc giả của bạn hoàn toàn không có kiến thức về chủ đề này và viết đi!
Bạn có nhiều khả năng viết một hướng dẫn sử dụng hiệu quả nếu bạn hiểu rõ khách hàng của mình là ai và các trường hợp sử dụng chính của họ là gì.
Nếu bạn có cơ hội xem người dùng thử sản phẩm của mình, điều đó có thể giúp bạn xác định cách khách hàng tương tác với sản phẩm và nơi họ gặp khó khăn và gặp vấn đề.
4. Hợp tác là chìa khóa
Viết những tài liệu này không phải là một việc dễ dàng. Bạn không thể bình thường về nó.
Khách hàng của bạn đang trông cậy vào bạn để được giúp đỡ khi họ dựa vào thông tin có trong sách hướng dẫn.
Một cách tốt để đảm bảo bạn không bỏ sót hoặc viết sai một số thông tin quan trọng là nhờ một số trợ giúp. Tập hợp các đồng nghiệp của bạn xung quanh và bắt đầu làm việc trên tài liệu một cách cộng tác.
Một người có thể chịu trách nhiệm viết nó trong khi những người khác xem xét nó, giúp tổ chức thông tin và tạo nội dung trực quan cho hướng dẫn sử dụng.
5. Sắp xếp thông tin
Khi bạn đã có ý tưởng về tất cả thông tin bạn muốn đưa vào sổ tay hướng dẫn, đã đến lúc sắp xếp thông tin đó. Phác thảo quy trình của sổ tay thành các phần hoặc các phần khác nhau.
Hãy suy nghĩ về việc chia nó thành các danh mục dựa trên những gì người dùng có thể tìm kiếm.
Đảm bảo rằng hướng dẫn sử dụng trôi chảy và bao gồm tất cả các quy trình chuyên sâu từ đầu đến cuối.
Sắp xếp thông tin là điều quan trọng để tránh sự nhầm lẫn giữa các độc giả và giúp họ dễ đọc.
6. Viết hướng dẫn rõ ràng
Bây giờ bạn đã có mọi thứ được phác thảo và sắp xếp với cấu trúc rõ ràng, bước tiếp theo là bắt đầu viết!
Luôn ghi nhớ rằng mục đích chính của hướng dẫn sử dụng là giúp người dùng hoàn thành công việc và giải quyết vấn đề.
Do đó, việc đưa ra các hướng dẫn rõ ràng, trọng tâm giúp khách hàng bắt đầu với sản phẩm của bạn hoặc giải quyết vấn đề của họ với sản phẩm một cách nhanh chóng.
Luôn sử dụng danh sách được đánh số cho các hướng dẫn và giữ cho nội dung ngắn gọn là một số phương pháp tuyệt vời để viết một sổ tay hướng dẫn tốt.
7. Thêm cấu trúc với mục lục
Thêm mục lục vào sổ tay hướng dẫn của bạn là điều bắt buộc. Nếu sách hướng dẫn của bạn dày đặc trên các trang, tầm quan trọng của việc có mục lục sẽ tăng lên theo cấp số nhân.
Bảng nội dung cung cấp điều hướng cho người đọc và giúp họ đi đến một chủ đề cụ thể một cách nhanh chóng.
Vì khách hàng không muốn đọc sách hướng dẫn của bạn từ đầu đến cuối và chỉ muốn giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc tìm hiểu về một chủ đề, nên việc thêm mục lục sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức.
Sử dụng trình chỉnh sửa tài liệu tự động tạo mục lục xung quanh các tiêu đề và tiêu đề phụ là một cách tuyệt vời để thực hiện nó.
Thêm các hình ảnh trực quan
8. Thêm trợ giúp Trực quan vào Sổ tay Hướng dẫn
Hãy lưu ý rằng thông thường Hướng dẫn sử dụng là tốt nhưng lại rất nhàm chán. Chúng chứa đầy văn bản và không hấp dẫn lắm.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng chúng ta có thể cảm nhận được một cảnh trực quan trong vòng chưa đầy 1/10 giây! Hơn hết, hình ảnh được xử lý trong não nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản.
Rõ ràng là hình ảnh và video truyền tải trải nghiệm giao tiếp phong phú hơn so với nội dung nặng văn bản.
Vậy hãy làm cho hướng dẫn của bạn bằng các hình ảnh hướng dẫn thú vị hoặc hướng người dùng đến với các video trực tuyến của bạn để họ có thêm nhiều trải nghiệm và lưu lại ấn tượng tốt về hình ảnh sản phẩm của bạ
9. Đã đến lúc bắt tay vào việc
Vì hướng dẫn sử dụng sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp người dùng hiểu sản phẩm của bạn, điều quan trọng là phải luôn tiếp tục cải tiến hướng dẫn sử dụng và cố gắng làm cho nó hoàn hảo hơn nữa.
Do đó, hãy luôn yêu cầu nhân viên, đặc biệt là những người chưa quen với sản phẩm hoặc chưa từng làm việc với bạn trong việc tạo hướng dẫn sử dụng, đưa ra phản hồi và đề xuất trung thực của họ về cách làm cho nó hiệu quả hơn.
